Strach przed delegowaniem zadań: dlaczego nie ufamy wirtualnym asystentkom?

Trend oddelegowania części zadań wirtualnym asystentkom trafił do Polski ze Stanów Zjednoczonych. Zawód ten jest bardzo popularny i darzony zaufaniem przez przedsiębiorców po drugiej stronie oceanu. W Polsce jest to jeszcze dość nowa profesja, jednak zainteresowanie tym modelem współpracy wzrasta z roku na rok. Dlaczego część z nas wciąż nie ufa wirtualnym asystentkom?

Kim jest wirtualna asystentka?

Zawód wirtualnej asystentki (w zawodzie tym zdecydowanie przeważają kobiety) stał się popularny w Polsce kilka lat temu. Ich praca polega głównie na obsłudze klienta i zadaniach administracyjnych, jednak nie jest do nich ograniczona. Główna różnica między asystentką biurową a wirtualną jest taka, że te drugie pracują zdalnie i kontaktują się z pracodawcą telefonicznie lub on-line.

Więcej o pracy wirtualnej asystentki dowiesz się w artykule: Kim jest wirtualna asystentka i co robi?

Dlaczego Polacy nie ufają wirtualnym asystentkom?

Korzystanie z usług wirtualnych asystentek jest bardzo popularne w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii czy Australii. Dlaczego Polacy im nie ufają w takim stopniu jak ufają im inne narody?

Brak zaufania do wirtualnych asystentek może być wynikiem tego, że polskie przedsiębiorstwa, w porównaniu z innymi krajami Unii Europejskiej, pod względem wykorzystania internetu w pracy do niedawna znajdowały się na dalszej pozycji. Można tutaj zauważyć pewną zależność - w tych firmach, gdzie dostęp do internetu był największy (Finlandia, Francja, Belgia, Dania, Holandia), wirtualne asystentki i ogólnie praca zdalna były bardziej popularne.

Zaufanie biznesowe jest bardzo ważne. My, Polacy, jesteśmy bardzo nieufni nie tylko w kontaktach biznesowych, ale także w kontaktach z innymi ludźmi. Badanie jednego z polskich psychologów Janusza Czaplińskiego wykazało, że tylko 14% badanych ufa w dobre intencje innych ludzi.

Zaufanie społeczne przekłada się również na kontakty biznesowe. W badaniu przeprowadzonym przez zespół naukowców pod kierunkiem prof. Jana Fazlagicia z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu aż 47% polskich przedsiębiorców zrezygnowało z części umów z powodu braku zaufania do potencjalnych kontrahentów. Z czego wynika brak zaufania?

Powodem nieufności do wirtualnych asystentek z perspektywy pracodawcy może być wzrost obawy o bezpieczeństwo danych np. informacji dotyczących strategii marketingowej firmy, umów handlowych, danych osobowych klientów firmy czy badań rynku. Wirtualne asystentki nie są stałymi pracownikami jednej firmy, a czasami do takich danych mają dostęp. Takie informacje są bardzo ważne dla firmy i przekazane w niewłaściwe ręce mogłyby zaszkodzić przedsiębiorstwu.

Brak zaufania może wynikać także z ograniczenia bezpośredniej kontroli nad pracownikiem i zmniejszenie poczucia identyfikacji pracownika z firmą - wirtualne managerki często pracują dla wielu firm, a część przedsiębiorców woli jednak znać pracownika osobiście i utrzymywać z nim tradycyjny kontakt. Czy są to jednak wystarczające powody, by rezygnować z ich usług?

Przyszłość wirtualnych asystentek

Internet wywiera coraz większy wpływ na sfery życia i działalność biznesową. Mimo braku zaufania do wirtualnych asystentek wśród Polaków tradycyjnie pojmowane stacjonarne miejsce pracy, w którym pracownik często spędzał większość swojego zawodowego życia, odchodzi powoli w zapomnienie. Coraz częściej pracownicy muszą zmieniać miejsce pracy (inne biuro, inne miasto, a nawet inny kraj). Dzięki dyspozycyjności wirtualnych asystentek zapotrzebowanie na nie będzie się zwiększało w przyszłości wraz z rozwojem technologii i komunikacji online.

Prywatna asystentka koncentruje się na rezultatach pracy - przedsiębiorstwa się rozrastają i często potrzebują konkretnych usług i osób wyspecjalizowanych w konkretnej dziedzinie. Zajmie się czasochłonnymi zleceniami, które pomogą przedsiębiorcy zyskać to co dla niego najcenniejsze - czas.

Pandemia pokazała nam, że bardzo łatwo komunikować się z pracownikami za pomocą różnych aplikacji internetowych (Zoom, Google Meet czy Microsoft Teams). Zawód wirtualnej asystentki wiąże się z większą dyspozycyjnością i mobilnością, a przedsiębiorcy coraz bardziej potrzebują takiej wygodnej formy współpracy. Coraz częściej rozwijają swoje firmy w sieci i coraz chętniej wykorzystują elastyczny i tańszy model współpracy. Dodatkowo, korzystając z usług wirtualnych asystentek pracodawca nie musi martwić się o ubezpieczenie, miejsce pracy, pensję czy inne benefity pracownicze.

Obawy przed oddaniem danych i utratą kontroli są naturalne, ale da się je rozwiązać: umową o poufności, jasnym zakresem dostępu i regularnymi raportami. Jeśli chcesz zacząć bezpiecznie, przeczytaj jak skutecznie delegować zadania albo sprawdź, jak pracuje wirtualna asystentka The Assist.

Bibliografia:
Zalega, T. (2008b) Gospodarstwa domowe o niepewnych dochodach a teorie konsumpcji. Ekonomista, nr 6.
Zalega, T. Praca zdalna - obraz przemian w Polsce i wybranych krajach Unii Europejskiej

Przeczytaj też

• Zaufanie w biznesie: dlaczego nie ufamy pracownikom zdalnym?

• Delegowanie zadań: jak skutecznie delegować? Kompletny poradnik

• Kim jest wirtualna asystentka i co robi?