Zdalny manager na godziny. Oddajesz obszar, nie listę zadań.

  • Office manager
  • Executive assistant

Zdalny manager The Assist łączy rolę office managera i asystentki zarządu. Pracuje dla firm zdalnie, w pakiecie godzin na 28 dni. Przejmuje odpowiedzialność za wskazaną część back office firmy: płatności, umowy, obsługę klientów, współpracę z księgową. Prowadzi ją w Twoich systemach, w stałym rytmie, i raportuje wynik. Do Ciebie wracają wyłącznie decyzje.

Wolisz maila? wiktoria@theassist.plZobacz pakiety

Kto za co odpowiada

mapa odpowiedzialności

ObszarDziśZ The Assist
Płatności i windykacjaTyZdalny Manager
Umowy i dokumentyTyZdalny Manager
Klienci i zapytaniaTyZdalny Manager
Zaplecze biuraTyZdalny Manager
Zespół i wydarzeniaTyZdalny Manager
Wsparcie zarząduTyZdalny Manager
Projekty, agencje i freelancerzyTyZdalny Manager
Kierunek i decyzjeTyTy
  • Start nawet w 24 h
  • Min. 4 lata doświadczenia
  • Umowa + NDA od 1. dnia
  • Dedykowany Zdalny Manager
  • Raport wykorzystanych godzin
  • Łączenie usług - jedna faktura
  • Wsparcie AI za zgodą klienta
  • Bez kosztów etatu

Różnica

Czym różni się zdalny manager od wirtualnej asystentki?

Zdalny manager, nazywany też wirtualnym managerem, odpowiada za cały obszar i odciąża firmę. Wirtualna asystentka wykonuje zadania, które jej przekazujesz, i odciąża Ciebie. Zobacz to na jednym przykładzie: faktura po terminie.

Zdalny manager: Odpowiada za obszar

  1. 1Każdego dnia sprawdza wpłaty i oznacza je w systemie.
  2. 2Samodzielnie prowadzi przypomnienia i miękką windykację.
  3. 3Wystawia korekty i noty, uzgadnia sprawy z księgowością.
  4. 4Ty dostajesz raport i sprawy, które wymagają Twojej decyzji.

Obszar ma właściciela. Ty znasz wynik.

Wirtualna asystentka: Dostaje zadanie

  1. 1Piszesz: „Przypomnij klientowi o fakturze”.
  2. 2Asystentka wysyła przypomnienie i potwierdza wykonanie.
  3. 3Zadanie zamknięte. Kolejna zaległość czeka, aż ją zauważysz.

Pilnujesz obszaru. Delegujesz pojedyncze sprawy.

Połącz obie usługi w jednym modelu współpracy.

Wirtualna asystentka dla Ciebie, Zdalny Manager dla firmy.

  • Jedna faktura
  • Jedna osoba kontaktowa

Pakiet testowy · Start 3h

3 godziny pracy na Twojej liście. 390 zł netto.

Przez maksymalnie 5 dni roboczych asystentka pracuje na Twojej prawdziwej liście. Ty oceniasz efekt.

Jeśli w ciągu 7 dni od zakończenia testu zdecydujesz się na stały abonament, 100% wpłaconej kwoty (390 zł netto) zaliczamy na poczet Twojej pierwszej faktury abonamentowej.

Obszary do przejęcia

Co przejmuje zdalny office manager? Wybierz obszar.

Obsługa administracyjna firmy podzielona na obszary. Przy każdym widzisz, co manager robi na co dzień, w jakich narzędziach pracuje i co do Ciebie wraca.

Płatności i windykacja

Wpłaty sprawdzone każdego dnia, zaległości prowadzone do końca.

Codziennie
Weryfikacja wpłat, oznaczanie płatności w systemie, miękka windykacja: kontakt z klientami po terminie.
Co tydzień
Faktury korygujące, noty obciążeniowe i proformy. Dokumenty trafiają do księgowości.
Co miesiąc
Uzgodnienia z księgowością i raport z obszaru.

Przykłady narzędzi

  • Flobo
  • inFakt
  • Stripe
  • Scanye
  • KSeF

Co do Ciebie wraca

Aktualny status płatności i krótka lista spraw, które wymagają Twojej decyzji.

Umowy i dokumenty

Każda umowa przygotowana, wysłana i odnotowana w rejestrze.

Na bieżąco
Umowy, aneksy i cesje dla nowych i obecnych klientów, wysłane mailem do podpisu.
Co tydzień
Aktualizacja rejestru umów klientów i partnerów.
Przy zmianach
Nowe warunki wprowadzone do wzorów, zanim trafią do kolejnego klienta.

Przykłady narzędzi

  • iusCase
  • Rejestr umów
  • Poczta firmowa

Co do Ciebie wraca

Komplet dokumentów każdego klienta w jednym miejscu.

Klienci i zapytania

Nikt nie czeka na odpowiedź. Każdy kontakt ma ślad w systemie.

Codziennie
Rozmowy z klientami i odpowiedzi na wiadomości.
Na bieżąco
Zapytania z ogłoszeń spisane w pliku, oferty wysłane, prezentacje biura umówione.
Po kontakcie
Dane nowego klienta wprowadzone do CRM.

Przykłady narzędzi

  • CRM
  • iusCase
  • Poczta firmowa

Co do Ciebie wraca

Uporządkowana baza kontaktów i historia każdej rozmowy.

Zaplecze biura

Telefony, internet, dostawcy. Firma ma to, czego potrzebuje do pracy.

Na bieżąco
Numery, karty SIM, internet w biurze, dostępy i konta zespołu.
Korespondencja
Odbiór poczty, wysyłki do urzędów i kontrahentów.
Przy potrzebie
Research dostawców z ofertami i wyceną, na przykład obsługi kadrowej.
Zamówienia
Projekty i druk wizytówek, kurier, sprzęt do biura.

Przykłady narzędzi

  • Operatorzy
  • Slack
  • Poczta firmowa

Co do Ciebie wraca

Porównanie ofert z rekomendacją. Ty wybierasz, manager wdraża.

Zespół i wydarzenia

Organizacja wyjazdu firmowego i integracji, od planu po potwierdzenie ostatniej godziny.

Planowanie
Plan wyjazdu, hotel, sala konferencyjna, bilety na pociąg.
Program
Restauracja, escape room, sesja zdjęciowa z fotografem i makijażystką.
Przed terminem
Potwierdzenie godzin ze wszystkimi wykonawcami i plan wysłany do zespołu.

Przykłady narzędzi

  • Kalendarz
  • Poczta firmowa
  • Plan wyjazdu

Co do Ciebie wraca

Gotowy plan i potwierdzone rezerwacje. Ty przyjeżdżasz na miejsce.

Wsparcie zarządu

Asystentka zarządu w modelu godzinowym. Kalendarz, spotkania i sprawy, które nie mogą czekać.

Codziennie
Kalendarz zarządu, umawianie spotkań i rozmów, potwierdzenia terminów.
Na bieżąco
Koordynacja rozmów rekrutacyjnych, terminy u notariusza, zgłoszenia na konferencje.
Projekty
Sesja zdjęciowa zarządu, kolacja firmowa, upominki i nagrody dla partnerów.

Przykłady narzędzi

  • Kalendarz
  • E-mail
  • WhatsApp

Co do Ciebie wraca

Uporządkowany tydzień i spotkania, na które wchodzisz z gotowym kontekstem.

Projekty, agencje i freelancerzy

Zdalny manager jako koordynator projektów: jedna osoba prowadzi wszystkich, którzy pracują dla Twojej firmy z zewnątrz.

Na bieżąco
Briefy i zlecenia dla copywritera, fotografa, grafika. Terminy i poprawki pod kontrolą.
Agencja PR
Komentarze i notki prasowe do akceptacji, wywiady i podcasty umówione, lista publikacji.
Co tydzień
Podsumowanie działań. Do tego umowy i faktury współpracowników przekazane do rozliczenia.

Przykłady narzędzi

  • ClickUp
  • Asana
  • E-mail
  • Dysk firmowy

Co do Ciebie wraca

Jedno podsumowanie zamiast dziesięciu wątków. Akceptujesz, reszta dzieje się bez Ciebie.

Który obszar oddasz jako pierwszy?

15 minut. Wskażesz obszar, my pokażemy, jak go przejmujemy.

Narzędzia

Zdalny manager pracuje w Twoich systemach.

Każda firma pracuje inaczej, dlatego niczego nie wdrażasz. Zdalny manager wchodzi w narzędzia, których już używasz, i prowadzi w nich swój obszar.

Faktury, proformy i korekty wystawione na czas. Wpłaty sprawdzone, zaległości pod kontrolą, przelewy wprowadzone do banku.

  • inFakt
  • Fakturownia
  • Flobo
  • Stripe
  • KSeF
  • Bankowość firmowa

Faktury kosztowe, noty i potwierdzenia przelewów trafiają do księgowości bez przypominania. Na jej pytania odpowiada manager.

  • Saldeo
  • Scanye
  • Dysk firmowy

Umowy i aneksy dla współpracowników, dane do umów zebrane od każdej osoby. Wynagrodzenia, ZUS i PIT-y uzgodnione z księgową, przelewy w terminie.

  • Bankowość firmowa
  • Saldeo

Zadania zespołu, freelancerów i agencji w jednym miejscu. Manager pilnuje terminów, statusów i tego, kto za co odpowiada.

  • ClickUp
  • Asana

Dane nowych klientów, sprawy i historia kontaktu uzupełniane po każdej rozmowie. W systemie jest zawsze aktualny stan.

  • iusCase
  • CRM
  • Flobo

Kanał wybierasz Ty. Manager prowadzi w nim kontakt z Tobą, zespołem, klientami i partnerami firmy.

  • Slack
  • WhatsApp
  • E-mail
  • Telefon
  • Dostęp do danych ma jedna, dedykowana osoba.
  • Skrzynka w domenie The Assist lub w Twojej.
  • Pracujesz w innym systemie? Powiedz o nim na rozmowie.

Sztuczna inteligencja

Zdalny manager i AI. O zakresie decydujesz Ty.

To Ty decydujesz, czy korzystamy z AI w Twojej firmie i w jakim zakresie. Za każdy wynik odpowiada człowiek: dedykowany manager, który zna Twoją firmę.

  • Claude
  • ChatGPT
  • Gemini

AI

Przyspiesza

  • Szkice maili, pism i ofert
  • Podsumowania spotkań i długich wątków
  • Research i zestawienia ofert
  • Porządkowanie danych i dokumentów

Manager

Odpowiada

  • Sprawdza i poprawia każdy wynik
  • Rozmawia z klientami, księgową i urzędem
  • Podejmuje decyzje w ramach obszaru
  • Raportuje Ci efekt, nie proces

Ty

Decydujesz

  • Czy korzystamy z AI
  • W których zadaniach
  • Na jakich danych
  • W jakich narzędziach

Czy AI zastąpi zdalnego managera lub wirtualną asystentkę?

Nie. AI przygotuje szkic, podsumowanie albo zestawienie, ale nie zadzwoni do klienta, nie uzgodni korekty z księgową i nie odpowie za wynik. To robi manager, a AI pomaga zrobić to szybciej.

Porozmawiajmy o Twoim obszarze.

Na rozmowie ustalimy zakres pracy managera i to, czy i jak korzystamy z AI w Twojej firmie.

Z raportów klienta

Zdalny manager w praktyce: jeden obszar, 19 miesięcy ciągłości.

Firma z branży nieruchomości oddała nam płatności i windykację. Od tego czasu obszar jest prowadzony miesiąc w miesiąc, a właściciel widzi każdą minutę w raporcie.

19
miesięcy bez przerwy
15,6 h
średnio w miesiącu
394
wpisy w raporcie godzinowym

Godziny pracy w obszarze, miesiąc po miesiącu

19 kolejnych miesięcy
14
18
14
19
19
20
18
15
12
19
14
15
16
14
11
19
12
16
13

Miesiąc współpracy

Godziny zaokrąglone do pełnych. Źródło: miesięczne raporty godzinowe The Assist.

Raport godzinowyprzykładowy miesiąc
dzień 1Sprawdzanie płatności, windykacja, faktury korygujące45 min
dzień 3Sprawdzanie płatności, windykacja, aktualizacja rejestru umów60 min
dzień 4Sprawdzanie płatności, windykacja15 min
dzień 13Sprawdzanie płatności, windykacja, rejestr umów, duplikat karty eSIM70 min
dzień 21Sprawdzanie płatności, windykacja, faktury korygujące60 min

… i 16 kolejnych dni roboczych

Suma miesiąca12 h 45 min

Jeden klient, jeden miesiąc, dwie usługi.

połączenie usług · branża mediów

Zdalny manager

Back office firmy

  • Faktury i przelewy
  • Współpraca z księgową: wynagrodzenia, ZUS, PIT-y
  • Umowy i aneksy dla współpracowników
  • Dostępy, konta i sprzęt zespołu
  • Korespondencja i urzędy
  • Spotkania zespołu i sprzedażowe

Personalna wirtualna asystentka

Sprawy prywatne właścicielki

  • Rachunki i przelewy prywatne
  • Dom: fachowcy, media, internet
  • Urzędy i formalności
  • Zakupy, zamówienia, kurierzy
  • Sprawy rodzinne
  • Dokumenty dla księgowej

86 h

odzyskanych w miesiącu

Przejęcie obszaru

Jak zacząć współpracę ze zdalnym managerem?

  1. 01

    Rozmowa i zakres

    Wskazujesz obszar. Ustalamy, co jest wynikiem, a co wraca do Ciebie jako decyzja. Umowa i NDA od pierwszego dnia.

  2. 02

    Wejście w systemy

    W ciągu 24 godzin przydzielamy dedykowanego managera. Dostaje dostępy, poznaje Twoje narzędzia i sposób pracy firmy.

  3. 03

    Samodzielne prowadzenie obszaru

    Obszar jest prowadzony samodzielnie. Co miesiąc dostajesz raport godzinowy i jedną fakturę.

Pakiety

Ile kosztuje zdalny office manager?

Od 1 500 zł netto za 10 godzin (150 zł/h) do 4 800 zł netto za 40 godzin (120 zł/h), w pakiecie na 28 dni. Inwestycja w obszar, nie w etat. Wszystkie pakiety obu usług znajdziesz w zakładce Cennik zdalnego managera i wirtualnej asystentki.

  1. 10godzin

    Przejęcie Operacji

    150 zł/h netto

    1 500 zł

    netto / 28 dni
    Porozmawiajmy
  2. 20godzin

    Najczęściej wybierany

    Odciążenie Zarządu

    140 zł/h netto

    W tym pakiecie mieści się obszar z przykładu powyżej: średnio 15,6 h miesięcznie.

    2 800 zł

    netto / 28 dni
    Porozmawiajmy
  3. 30godzin

    System i Skalowanie

    130 zł/h netto

    3 900 zł

    netto / 28 dni
    Porozmawiajmy
  4. 40godzin

    Biuro Zarządu

    120 zł/h netto

    4 800 zł

    netto / 28 dni
    Porozmawiajmy

Firmy, z którymi rośniemy

Firmy, z którymi rośniemy

Opinie

Opinie klientów o współpracy z The Assist

  • FintieraKokpity do zarządzania finansami w SAP ERP

    Chętnie przekazuję rekomendację – nasza współpraca z Twoim zespołem jest na bardzo wysokim poziomie. Wszystko przebiega sprawnie, profesjonalnie i z dużym zaangażowaniem. Szczególnie doceniam inicjatywę, zaangażowanie oraz otwartość na sugestie, co przekłada się na szybkie i skuteczne działania. Dzięki wsparciu Mirki uzyskujemy realne odciążenie naszego Zespołu w realizacji procesów wewnętrznych w firmie z zachowaniem ich ciągłości, jakości i terminowości.

  • MindgramPlatforma mental health i well-being

    The Assist to wykwalifikowany, kompetentny zespół, który znajduje rozwiązanie w każdej sytuacji. Współpraca z The Assist umożliwia równoległą realizację projektów z wielu obszarów. Polecam The Assist szczególnie startupom, które potrzebują dodatkowej pomocy w intensywnych okresach pracy, gdy zasoby ludzkie są niewystarczające. Dzięki The Assist pracownicy mogą skupić się na kluczowych zadaniach, co przekłada się na efektywność i jakość pracy.

  • SonarHomeWycena nieruchomości i rekomendacje agentów

    Wiktoria, poprzez współpracę z nami w modelu wirtualnej asystentki, zapewnia bardzo solidne wsparcie administracyjno-operacyjne, szczególnie w obszarze finansów i pracy z dokumentami. Dzięki jej systematyczności i dobrej organizacji mamy uporządkowane procesy oraz bieżącą kontrolę nad kluczowymi tematami. To rzetelna i samodzielna partnerka we współpracy.

FAQ

Zdalny office manager: najczęstsze pytania

Nie ma tu Twojego pytania? Napisz na WhatsApp - odpisujemy w ciągu 30 minut w godzinach pracy.

Zdalny manager, nazywany też wirtualnym managerem, to zdalny office manager z minimum 4-letnim doświadczeniem, który przejmuje odpowiedzialność za wskazany obszar firmy. Pracuje w pakiecie godzin na 28 dni, w Twoich systemach, od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-17:00. Działamy z Warszawy, dla firm z całej Polski.

Administrację biurową i back office firmy: faktury i płatności, współpracę z księgową, umowy, obsługę klientów, zaplecze biura, wydarzenia zespołu oraz koordynację agencji i freelancerów. Zakres ustalamy na pierwszej rozmowie.

Od 1 500 zł netto za pakiet 10 godzin na 28 dni (150 zł/h) do 4 800 zł netto za 40 godzin (120 zł/h). Płacisz z góry za pakiet, na podstawie faktury.

Przy zdalnym managerze płacisz za pakiet godzin, bez kosztów rekrutacji, urlopów, chorobowego i stanowiska pracy. Zaczynasz w 24 godziny zamiast po kilku tygodniach rekrutacji.

Dedykowaną osobę przydzielamy w ciągu 24 godzin od podpisania umowy. Potem dostaje dostępy i poznaje Twoje narzędzia.

Tak. Wirtualna asystentka zajmuje się Twoimi sprawami, zdalny manager firmą. Masz jedną fakturę i jedną osobę kontaktową.

Poznaj wirtualną asystentkę →

Umowa i NDA obowiązują od pierwszego dnia, a dostęp do danych ma jedna, dedykowana osoba. Pracuje na zabezpieczonej skrzynce w domenie The Assist lub w Twojej.

Możesz zmienić osobę. Dobieramy kolejną do Twojego obszaru.

Odzyskaj 10+ godzin tygodniowo. Bez rekrutacji, sprzętu, etatu i wdrażania od zera.

Dedykowany Zdalny Manager przejmuje wskazany obszar nawet w 24 godziny. Wskaż, co mamy przejąć - my zajmiemy się resztą.

Wolisz maila? wiktoria@theassist.pl