Spis treści
Wirtualna asystentka to specjalistka, która zdalnie pomaga firmom i osobom prywatnym. Do najpopularniejszych usług należą zadania administracyjne, ale wirtualne asystentki zajmują się również organizacją imprez firmowych, zarządzaniem firmowym kalendarzem, umawianiem spotkań, przygotowywaniem raportów czy organizacją podróży służbowych. Zdalna asystentka realizuje też sprawy osobiste, na które klienci nie mają czasu.
Kim jest wirtualna asystentka?
Zawód wirtualnej asystentki jest stosunkowo nowy – rozpowszechnił się w Polsce dopiero kilka lat temu i z roku na rok wzbudza coraz większe zainteresowanie. Jedną z pierwszych tego typu asystentek była amerykanka Anastacia Brice, która rozpoczęła zdalną działalność już w 1992 roku.
Coraz więcej firm i przedsiębiorców zwraca uwagę na możliwość outsourcingu, czyli delegowania zadań do specjalistów zewnętrznych. Jednym z coraz bardziej popularnych rozwiązań w tym zakresie jest zatrudnianie zdalnych asystentek.
Wirtualna asystentka to osoba, która pomoże Ci w realizowaniu zadań administracyjnych, marketingowych czy sprzedażowych. Zespół zdalnych asystentek i asystentów The assist oferuje m.in. zarządzanie pocztą elektroniczną, planowanie spotkań i wyjazdów, tworzenie prezentacji, obsługę mediów społecznościowych, opiekę nad nieruchomościami, oraz realizację spraw osobistych (np. reprezentacje w urzędzie).
Za sprawą zdalnych asystentów, przedsiębiorcy i osoby prywatne mogą skupić się na swoich priorytetach, a część z obowiązków oddelegować profesjonalistom. Dzięki temu zyskują więcej czasu dla siebie i swoich bliskich.
Jak działa wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka jako profesjonalistka w swojej dziedzinie realizuje usługi w oparciu o swoją wiedzę, doświadczenie, kontakty i znajomość branży, w której działa klient. Do wykonywania usług podstawowych, jak np. umówienie kuriera czy wyszukanie zajęć dodatkowych dla dzieci potrzeba jedynie sumienności i organizacji pracy własnej. Jednak w ramach np. usług marketingowych i Public Relations potrzeba wiedzy z zakresu komunikacji, marketingu, brandingu, a niekiedy podstaw psychologii.
Zespół zdalnych asystentek i asystentów The assist realizuje usługi zdalnie, czyli wykonuje swoją pracę bez potrzeby zajmowania fizycznej przestrzeni w biurze. Dzięki temu możesz zatrudnić odpowiedniego specjalistę bez potrzeby wygospodarowywania jeszcze większej ilości miejsca. Taka forma outsourcingu to oszczędność czasu i pieniędzy. Efekt zdalnego zatrudnienia jest identyczny do tego stacjonarnego. Na dodatek jest oszczędniejszy, szybszy i bardziej elastyczny. Jest więc optymalny.
Co robi zdalna asystentka?
Należałoby raczej zapytać – jakich zadań nie wykonuje? Poniższa lista pokazuje jedynie część usług, którymi zajmują się wirtualne asystentki.
Wirtualnej asystentce możesz zlecić:
- Zadania osobiste: zorganizowanie wycieczki, organizację harmonogramu dnia, pomoc w kupowaniu prezentów, opiekę nad psem czy kotem .
- Prace administracyjne: pisanie raportów, zarządzanie kalendarzem i skrzynką pocztową, odbieranie telefonów, wypełnianie danych, organizację podróży służbowej.
- Zadania marketingowe: realizację treści na strony internetowe, zarządzanie portalami społecznościowymi, prowadzenie sklepu internetowego, umówieni sesji fotograficznej.
- Zarządzanie finansami: kontrolowanie i spisywanie wydatków, realizację listy płac, reprezentację w biurze księgowym czy dokonywanie wszelkich płatności.
- Różnego rodzaju badania dla firm, w tym analizę konkurencji.
- Opiekę nad nieruchomościami: zarządzanie wynajmowanymi nieruchomościami, wsparcie w sprzedaży.
Kto zatrudnia wirtualne asystentki?
Wirtualne asystentki są szczególnie rozchwytywane przez przedsiębiorców i firmy internetowe, które potrzebują pomocy (mniejszej lub większej), a nie mają stacjonarnego biura lub nie chcą na stałe zatrudniać pracownika. Wiele małych i średnich firm często korzysta z pomocy zdalnego asystenta do realizacji pojedynczych zleceń, takich jak np. zarządzanie portalem społecznościowym lub skrzynką pocztową.
Ograniczenia wynikające z pracy zdalnej asystentki zamykają się w ramach kontaktów face-to-face. Kontakt osobisty (uścisk dłoni, omówienie usługi przy jednym stoliku) jest siłą rzeczy niemożliwy, ale nie ma wpływu na realizację zadań. Zdalna asystentka nie przygotuje dla klienta kawy, ale zadba o to, by jej nie brakło.
Czy potrzebujesz wirtualnej asystentki?
Wirtualna asystentka jest szczególnie potrzebna, kiedy z braku czasu i sił dochodzi do zaniedbania obowiązków zawodowych lub prywatnych. W takim wypadku ponowna priorytetyzacja zadań i oddelegowanie wirtualnej asystentce tych, których nie chcesz (lub nie musisz) wykonać osobiście, daje Ci oszczędność czasu i energii.
Może się też zdarzyć tak, że w danym okresie masz więcej obowiązków zbyt czasochłonnych lub takich, których nie lubisz, a oddelegowanie ich odpowiedniemu specjaliście pozwoli Ci skupić się na sprawach przyjemniejszych i dla Ciebie istotniejszych.
Potrzebujesz wirtualnej asystentki lub asystenta, jeśli chcesz lepiej zorganizować swoją pracę, zyskać więcej czasu dla siebie i swoich bliskich oraz zadbać o balans między pracą a życiem prywatnym.
Jak zdalna asystentka Ci pomoże?
Wirtualna asystentka pomoże Ci zmaksymalizować dochody Twojej działalności, ułatwi pracę, odciąży od nadmiaru obowiązków i pozwoli odzyskać jeszcze więcej czasu.
Sytuacja, w której nie musisz już przejmować się umówieniem wizyty w serwisie samochodowym, odebraniem ubrań z pralni, znalezieniem ekipy remontowej, ani nieprzeczytanym i pominiętym mailem jest niezwykle komfortowa. Zdalna asystentka pomoże Ci, przejmując po prostu część Twoich obowiązków.
Kolejną zaletą skorzystania z usług wirtualnej asystentki jest oszczędność na zatrudnieniu stałego pracownika. Zdalne asystentki i asystenci pobierają opłaty za godzinę, co jest dla Ciebie korzystne, gdy potrzebujesz zatrudnić kogoś do kilku konkretnych zadań.
Oszczędzasz również na szkoleniu pracownika – kompetentny zespół wirtualnych asystentek i asystentów jest przygotowany do realizacji wielu usług z różnych branż.
Jak zatrudnić wirtualną asystentkę?
Pierwszym krokiem do zatrudnienia wirtualnej asystentki jest sprecyzowanie swoich potrzeb i oczekiwań. Czy zdalna asystentka ma działać w zakresie biznesu, spraw osobistych, codziennych, zarówno takich jak i takich, a może Twoje potrzeby wykraczają poza sztywne ramy biznesu i życia prywatnego?
Kontaktując się z wirtualną asystentką ważne jest, by jasno określić swoje potrzeby. Jeśli na tym etapie trudno jest Ci doprecyzować, w czym dokładnie zdalna asystentka będzie Ci pomagała, przygotuj przykłady zadań lub nakreśl obecną sytuację, a wirtualna asystentka zaproponuje Ci sposób, w jaki może Ci pomóc.
Jak wygląda zatrudnienie zdalnej asystentki The assist?
Kontaktujesz się z Wiktorią, założycielką zespołu, i przedstawiasz sytuację; ustalasz szczegóły usługi i warunki współpracy. Wiktoria przydziela do Twojego zadania odpowiedniego asystenta. W tym momencie zadania są już oddelegowane, a Ty zyskujesz czas i spokój ducha. Na koniec otrzymujesz raport z wykonanej pracy.
The assist to zespół wirtualnych asystentek i asystentów założony przez Wiktorię — managerkę z ponad 10-letnim doświadczeniem we wspieraniu małych i dużych firm oraz osób prywatnych. Zaufaj profesjonalistom, którzy współpracują z przedsiębiorcami z całej Polski. Zyskaj więcej czasu dla siebie i wybierz The assist.
Cześć, jestem Wiktoria, założycielka The assist.
Efektem mojego ponad 10-letniego doświadczenia we wspieraniu biznesów i przedsiębiorców jest zespół wirtualnych asystentek i wirtualnych managerów, który pomaga osobom prywatnym, startupom, małym i średnim firmom oraz przedsiębiorcom.
