Spis treści
Bycie efektywnym to nieustanne gonienie króliczka. Utrzymanie ciągłej motywacji i odpowiedniego skupienia potrafi być zmorą każdego, kto samodzielnie organizuje swoją pracę. Kończy się to tym, że terminy gonią, a Ty nigdy nie czujesz wystarczającej satysfakcji z tego, ile udało Ci się zrobić. Być może popełniasz gdzieś błąd i co gorsze regularnie go powtarzasz? Czas zatem przyjrzeć się bliżej utartym schematom i się z nimi rozprawić.
Błąd nr 1: Brak planowania i organizacji czasu pracy
Podstawowy błąd w zarządzaniu czasem to brak planowania kolejnych zadań. Bez tego ciężko jest utrzymać dyscyplinę i zapanować nad piętrzącymi się obowiązkami. Odhaczanie kolejnych rzeczy z listy może nie brzmi jak najnowocześniejszy sposób organizacji pracy, ale z pewnością nie można odmówić mu skuteczności.
Dlaczego planowanie jest kluczem do sukcesu?
Ustalenie tego, co jest do zrobienia oraz oszacowanie, ile to zajmie czasu wprowadza porządek. Nikt nie ma nieograniczonych zasobów. Dlatego, jeśli nauczysz się dobrze planować czas, w pełni go wykorzystasz i w efekcie zrobisz więcej.
Jak poprawić organizację czasu pracy?
Najlepszy sposób to zrobienie listy zadań oraz nadanie tym sprawom priorytetów. Wiele osób poleca zaczynanie od tego, co najtrudniejsze i wymagające największej koncentracji. Jednak niektórzy lubią robić sobie swego rodzaju rozgrzewkę i zaczynać, od czego prostszego.
Skuteczne techniki planowania dnia pracy
Ciekawy sposób na ogarnięcie zadań zawiera się w rozwinięciu skrótu TRZOS. Kolejne litery akronimu oznaczają:
T – terminy zadań do spisania;
R – ramy czasowe do określenia;
Z – zaplanowanie rezerw czasu;
O – ograniczenie innych działań;
S – skontrolowanie efektów.
Trzymając się tej zasady niczego nie pominiesz a z Twojego terminarza będą kolejno znikać wykonane już projekty. Przyznasz, że to przyjemna perspektywa?
Błąd nr 2: Zbyt dużo zadań na raz
Popularne przysłowie mówi, żeby nie ciągnąć kilku srok za ogon. Idealnie pasuje ono również do zawodowych działań. Nie ma możliwości, aby ogarnąć wszystko. Dlatego lepiej skupić się na konkretach.
Jak uniknąć przeciążenia pracą?
Zastanów się co musisz robić, aby Twój biznes mógł funkcjonować? Co jest jego najważniejszą częścią? Czasami zbyt mocno skupiasz się na mało istotnych drobnostkach. Unikanie błędów w pracy to także umiejętność znalezienia balansu między tym, co trzeba zrobić już a tym, co może poczekać
Metody skutecznego delegowania zadań
Wiele osób uznaje, że nikt nie może ich zastąpić. To duży błąd. Warto zlecać wszystko to, co zajmuje zbyt dużo czasu lub jest czymś, co specjalista od tego tematu zrobi dokładniej i często w krótszym terminie. Takimi zadaniami zajmują się właśnie prywatne asystentki. Warto skorzystać z usług wirtualnego managera lub wsparcia księgowo finansowego i oddelegować im część zadań.
Jak ustalać priorytety i wybierać najważniejsze zadania?
Multitasking to popularne pojęcie. Jednak w praktyce rzadko kiedy wielokierunkowe działanie przynosi dobre rezultaty. Dlatego skup się na tym, co najważniejsze oraz tam, gdzie wielkimi krokami zbliża się deadline. Później zajmiesz się resztą.
Błąd nr 3: Rozproszenie uwagi i brak skupienia
Maile, telefony i wyskakujące powiadomienia to prawdziwa zmora dla Twojej produktywności. Pracując w głębokim skupieniu, przez godzinę zrobisz znacznie więcej niż przez kilka godzin wypełnionych milionem rzeczy.
Jak skutecznie koncentrować się na zadaniach?
Możesz nastawić stoper. Zawierasz w ten sposób z samym sobą kontrakt i ustalasz linię mety. Głupio oszukiwać samego siebie i w czasie pracy zajmować się organizacją spotkania towarzyskiego.
Techniki walki ze spadkiem koncentracji
Na problemy ze skupieniem najlepiej działa relaks. Im bardziej się stresujesz, tym trudniej jest Ci ruszyć z miejsca. Dlatego przejdź się na spacer, zrób coś w domu, poćwicz. Kontroluj czas i ponownie wróć do pracy.
Jak eliminować rozpraszacze w pracy?
Nie ma nic lepszego niż czasowe wyłączenie powiadomień. Wystarczy 30 minut bez zerkania na maile i media społecznościowe, aby z zaskoczeniem zauważyć, że udało się sporo zrobić. Nie musisz pracować w absolutnej ciszy. Niektórym pomaga muzyka, a przy mniej angażujących zdaniach słuchają podcastów.
Błąd nr 4: Brak odpoczynku i praca poza godzinami pracy
Brak ustalonych, sztywnych godzin przeznaczonych na pracę to jednocześnie przywilej i przekleństwo. Można bowiem zatracić się w pracy i zupełnie zapomnieć o tym, że życie osobiste jest równie ważną strefą.
Dlaczego odpoczynek jest ważny dla produktywności?
Mózg nie jest w stanie nieustannie pracować na najwyższych obrotach. Podobnie, jak wszystkie organy ciała tak i on wreszcie się zmęczy. Dlatego trzeba dać mu czas na regenerację. Wtedy znów będzie kreatywny i wydajny.
Jak skutecznie odprężać się po pracy?
Warto robić wszystko, co nie wiąże się z siedzeniem przed komputerem, czy bezmyślnym oglądaniem seriali. Dobrze działa każda forma ruchu, prace manualne lub oddawanie się swojemu hobby. Pamiętaj, że odpoczynek zawsze powinien być jedynym z elementów w Twoim planie dnia.
Sposoby na zwiększenie efektywności w czasie pracy
Pracuj w blokach czasowych. Ustal w jakim przedziale godzinowym działasz najlepiej i maksymalnie wykorzystaj ten czas. Gdy skończysz, koniecznie zrób sobie przerwę. Możesz też zafundować sobie małą nagrodę: zdrową przekąskę, głaskanie zwierzaka, przeczytanie kilku stron książki.
Błąd nr 5: Brak umiejętności delegowania zadań
Syndrom Zosi Samosi to prawdziwa zmora. Z pewnością wiesz, jaką rolę w dużych przedsiębiorstwach odgrywa automatyzacja oraz korzystanie z usług podwykonawców? Dlaczego więc usilnie starasz się ogarnąć absolutnie wszystko bez niczyjej pomocy?
Jak skutecznie delegować zadania?
Jasno określ, czego oczekujesz. Im lepiej zadbasz o komunikację, tym mniej czeka Cię ewentualnych poprawek. Daj zatem instrukcję i oczekuj, że osoba, z którą współpracujesz, dokładnie zrealizuje wszystkie punkty.
Zasady efektywnego delegowania
Czy jest coś, czego nie lubisz robić? Może nie czujesz się w czymś specjalistą? Może w Twoim kalendarzu są stałe punkty, których wypełnienie zajmuje Ci mnóstwo czasu? Każda z tych kwestii idealnie nadaje się do tego, aby zlecić ją komuś innemu. Mogą to być zarówno kwestie związane z prowadzoną dokumentacją, jak i organizacja podróży.
Jak radzić sobie z niechęcią do delegowania?
Delegowanie ma także ważny aspekt psychologiczny. To zaufanie, że ktoś, komu zlecasz zadanie, wykona je co najmniej tak samo dobrze, jak Ty. Jeśli masz z tym problem, znajdź kogoś, kto od początku przekonuje Cię swoim profesjonalnym podejściem.
Błąd nr 6: Brak zdrowego stylu życia i złe nawyki
Czy wiesz, że za niską produktywność może odpowiadać to, jaki tryb życia prowadzisz? Ciężko działać na 100%, z pełnym zaangażowaniem, jeśli źle się odżywiasz lub wolisz nocami oglądać Netflixa niż porządnie się wyspać.
Jak wpływać na swoją produktywność poprzez styl życia?
To nie będzie nic odkrywczego, ale sen to podstawa. Dla dorosłego człowieka absolutne minimum to 6-7 h. Jednak wiele osób potrzebuje dłuższego wypoczynku. Gdy goni Cię czas, możesz popracować dłużej, ale zdecydowanie nie rób tego regularnie.
Dlaczego zdrowie jest kluczowe dla efektywności w pracy?
Tylko wypoczęty organizm jest w stanie poradzić sobie ze stresem i działać z maksymalną wydolnością. Dlatego, jeśli masz gorszy dzień lub zwyczajnie źle się czujesz lepiej daj sobie czas na regenerację.
Sposoby na poprawę nawyków pracy
Przyjrzyj się temu, co jesz. Ważne jest zarówno to, co ląduje na Twoim talerzu, jak i to jak spożywasz posiłki. Znajdź czas, aby usiąść do stołu, zamiast jeść przed komputerem. Takie drobne chwile w ciągu dnia wypełnionego pracą sprawią, że poczujesz się lepiej.
Błąd nr 7: Brak rozwoju osobistego i zawodowego
Gdy kalendarz jest wypełniony po brzegi, czymś, co często schodzi na dalszy plan jest rozwój. Możesz mieć wrażenie, że nie masz już nawet minuty, aby przeczytać coś związanego z Twoją pracą, czy zrobić jakieś szkolenie. Tylko że to kolejna ślepa uliczka. Często skutkuje to tym, że stoisz w miejscu. Ciężko zdobyć Ci nowe współprace lub podnieść stawki.
Dlaczego ciągłe doskonalenie jest ważne?
Niezależnie od branży, w której działasz, z pewnością ciągle sporo się w niej zmienia. Polegając na utartych schematach, tracisz świeże spojrzenie. Z łatwością może Ci wtedy zagrozić konkurencja.
Jakie są sposoby na rozwijanie się zawodowo?
Najlepsza droga do tego, aby stale się rozwijać to właśnie planowanie czasu przeznaczonego na doszkalanie. Możesz każdego dnia wpisać w swój grafik, chociażby kwadrans przeznaczony na zrobienie jednego modułu szkolenia lub przeczytanie branżowego artykułu.
Jakie korzyści przynosi rozwój osobisty dla efektywności w pracy?
Nawet to, co z pozoru jest jedynie luźno powiązane z tym, czym się zajmujesz może dać Ci zupełnie nowe spojrzenie. To także doskonały sposób na pobudzenie kreatywności, a często też samą organizację Twojej pracy.
Podsumowanie: Jak unikać błędów i zwiększać swoją produktywność?
Pocieszające jest to, że większość osób na pewnym etapie ma mniejsze lub większe problemy z produktywnością. Nie chodzi jednak o to, aby grupowo łączyć się w bólu i zbiorowo narzekać na piętrzącą się listę „to do”. Tego potwora da się oswoić. Ważne jest krytyczne przyjrzenie się temu, jak działasz i odkrycie tego, co najmocniej psuje Twoją produktywność. W końcu, gdy dobrze poznasz przeciwnika, łatwiej go pokonasz.
Jak stosować w praktyce porady dotyczące zarządzania czasem i zwiększania produktywności?
Najlepiej sprawdza się metoda małych kroków. Nie rzucaj się od razu na wszystkie punkty z listy. Z budowaniem dobrych nawyków jest jak z postanowieniami noworocznymi. Na początku możesz mieć świetną motywację, ale równie szybko możesz ją utracić. Dlatego zacznij od jednej rzeczy i zajmij się jej sumiennym wdrożeniem. Gwarantujemy, że i tak zauważysz efekty i poczujesz przypływ supermocy. Wirtualne asystentki z The assist trzymają za Ciebie kciuki!
Cześć, jestem Wiktoria, założycielka The assist.
Efektem mojego ponad 10-letniego doświadczenia we wspieraniu biznesów i przedsiębiorców jest zespół wirtualnych asystentek i wirtualnych managerów, który pomaga osobom prywatnym, startupom, małym i średnim firmom oraz przedsiębiorcom.
