Spis treści
Czy wiesz, co łączy solo przedsiębiorcę, osobę prowadzącą mały sklep internetowy i prezesa zarządzającego dużą spółką? Każdy z nich zastanawia się jak optymalnie zaplanować swój dzień, aby zrealizować jak najwięcej zadań. Nic w tym dziwnego, bo skuteczność w tym obszarze często jest jednym z najważniejszych czynników decydujących o tym, czy odniesie się sukces. Co zatem zrobić, aby nie zaginąć w gąszczu piętrzących się obowiązków? Jak to wszystko sensownie ogarnąć i nie zwariować?
Jak zaplanować swój dzień pracy, aby być bardziej produktywnym?
Wiele osób podchodzi do tworzenie harmonogramów i list ze sporą rezerwą. W końcu ceni się spontaniczność i luz. Tylko przykra wiadomość jest taka, że podejście to nie jest zgodne z naturą człowieka. Młode mamy wiedzą, że ich maluch funkcjonuje lepiej, gdy ma wdrożoną rutynę dnia. Sportowiec przygotowuje się do zawodów i zdobywa miejsca na podium, gdy wie, jak organizować czas na treningi, odnowę oraz przestrzeganie diety. Sukces w biznesie odnoszą ci, którzy nie zrażają się porażkami i konsekwentnie robią to, co sobie na początku założyli.
Dlatego też niezależnie od tego, czym się zajmujesz, poświęć czas na zgłębienie tematu planowania i organizacji pracy. Ważne jest, aby poznać skuteczne techniki, ale też świadomie dopasować je do siebie. Często popełniony błąd, to skupianie się tylko na wielkich celach, jak wdrożenie nowego produktu, czy uruchomienie strony internetowej. Jednak, zanim je osiągniesz, musisz wykonać milion małych kroków. Dla tego tak ważne jest rozpisanie listy zadań do zrobienia na dany dzień i konsekwentne wykreślanie pozycji, które udało Ci się już wykonać.
Jak osiągać cele i zadania bez stresu?
Skuteczna organizacja pracy własnej to znalezienie odpowiedzi na kilka pytań. Sprawdza się tu zasada dużych celów i małych kroków, które prowadzą do ich osiągnięcia. Zapisz sobie swoje:
- długofalowe plany;
- zadania do zrealizowania w określonym czasie;
- bieżące sprawy.
Każda z tych kwestii jest tak samo ważna, ponieważ wszystkie wzajemnie się przenikają. Nie ma wielkich sukcesów, bez sprawnie funkcjonującej codzienności. Z drugiej strony zajmowanie się tylko tym, co konieczne, skutkuje niewystarczającym myśleniem o przyszłości i rozwoju. Dlatego warto planować to, co jest do zrobienia w konkretny dzień, jak i zastanowić się, co trzeba wykonać, aby realizować długofalowe cele.
Kluczem do tego, jak dobrze zaplanować dzień, jest też umiejętność oszacowanie tego, ile czasu zajmie Ci dana czynność. To ważne z dwóch powodów. Po pierwsze pozwala maksymalnie wykorzystać każdą minutę. Po drugie, realne planowanie powoduje, że czujesz satysfakcję z tego, że udało Ci się zrobić wszystko, co sobie założyłeś.
Jak ustawić priorytety i zorganizować swoją pracę w ciągu dnia?
Wiele poradników dotyczących organizacji pracy własnej sugeruje, aby zaczynać od samego rana i jako pierwsze wykonywać najtrudniejsze zadania. My jednak wyżej cenimy znalezienie optymalnego dla siebie rozwiązania. Można to łatwo wyjaśnić na przykładzie wirtualnych asystentek działających jako event manager. Zadania, które realizują, w pierwszym etapie polegają na skrupulatnym przeglądaniu ofert, a później na szczegółowych rozmowach i dopilnowaniu terminów. Dlatego lepiej sprawdza się tu praca w blokach czasowych oraz podział na tematy, związane z konkretnym wydarzeniem.
Podczas planowania swojego czasu pracy zastanów się, czy wolisz działać ciągle przez kilka godzin, czy też zrobisz więcej, gdy podzielisz sobie zadania na kilka krótszych partii. Niektórzy praktykują też podział tematyczny. Zajmują się wtedy tylko pokrewnymi rzeczami i doceniają, że praca idzie im wtedy zdecydowanie szybciej. Równie ważne, jak sama logistyka odnośnie do konkretnych zadań, ważna jest też umiejętność znalezienia balansu. W planowaniu dnia codziennego trzeba też uwzględnić przerwy. Są one tak samo ważne, jak kolejne odhaczone na liście priorytety.
Jakie narzędzia i techniki pomagają w planowaniu dnia codziennego i zwiększaniu produktywności?
W efektywnym planowaniu czasu zdecydowanie pomagają różne stworzone specjalnie do tego celu programy i akcesoria. Klasyka, która znowu wraca do łask to papierowe kalendarze. Plusem takiego rozwiązania jest to, że zawsze można mieć go przy sobie, a sama czynność ręcznego zapisywania skłania do wielu refleksji. Alternatywą dla notatników są nowoczesne narzędzia do planowania zadań takie jak Asana, Clik Up, Trello, czy Microsoft To-Do. Sprawdzają się one szczególnie, wtedy gdy działasz w większym zespole.
Osobne miejsce zajmują wszelkie techniki i sposoby na zarządzanie czasem pracy. Najpopularniejsza z nich to Technika Pomodoro. Polega na ciągłym skupieniu przez 25 minut, po czym następuje 5-minutowa przerwa. Nazwa nawiązuje do minutnika, który odlicza czas przy gotowaniu. Sposób ten wykorzystuje psychologiczny efekt krótkoterminowej motywacji. Łatwiej jest skupić się przez kilkadziesiąt minut, niż zakładać ciągłą pracę przez wiele godzin.
Jeśli mimo dobrej organizacji nadal przytłacza Cię ilość zadań, może to dobry czas, aby zastanowić się nad oddelegowaniem części z nich? Wirtualna asystentka to osoba, której możesz zlecić część prac. Zyskasz wtedy czas, aby na nowo ustalić swoje priorytety lub zwyczajnie odpocząć od codziennej gonitwy.
Bibliografia:
Clayton M., Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania, Samo sedno, Warszawa 2011.
Fołtyn H., Czas w życiu i pracy, Wydawnictwo Key Text, Warszawa 2012.
Heppell M., Jak zaoszczędzić godzinę dziennie. Sprawne zarządzanie czasem, Wydawnictwo HELION, Gliwice 2013.
Cześć, jestem Wiktoria, założycielka The assist.
Efektem mojego ponad 10-letniego doświadczenia we wspieraniu biznesów i przedsiębiorców jest zespół wirtualnych asystentek i wirtualnych managerów, który pomaga osobom prywatnym, startupom, małym i średnim firmom oraz przedsiębiorcom.
